Excel - de theoretische basis

1.0 Introduxie

Veel boeken en cursussen over Excel (en over veel andere computer-toepassingen) willen, om de leerling enthousiast te houden, zo snel mogelijk een 'resultaat' bereiken. Aan de hand van voorbeeldjes en plaatjes laat men zien wat er mogelijk is en de cursist of lezer wordt geacht door imitatie van het gebodene zich de materie meester te maken.
Meestal lukt dit aardig. De leerling kan al snel een beetje klooien en zelf tabelletjes en grafiekjes maken. Toch is dit niet de juiste manier om echt te leren werken met een programma als excel. Men vergeet namelijk, dat aan de basis van succesvol kunnen werken met excel begrip ten grondslag moet liggen.

Men kan pas echt verder komen en echt ZELF toepassingen maken als men volledig de basis begrijpt van wat Excel is, wat het niet is en hoe het in de basis functioneert.

Deze pagina is er om deze leemte op te vullen. Deze pagina is bedoeld voor mensen die proberen Excel te leren met een excel-boek dat via een 'visuele methode' of via 'snel resultaat' of 'in 14 dagen' probeert iemand te leren werken met Excel. De bedoeling van deze pagina is om aanvullend te zijn. Deze pagina gaat dus alleen in op de basis principes van een spreadsheet, toegepast op Excel.

2   De inhoud van de Cellen

2.1 Introductie

Om goed te kunnen werken met Excel is het belangrijk om te weten wat voor soort gegevens er in de cellen van een werkblad kunnen staan. We zullen zien dat dat er maar twee zijn:

En dat zijn werkelijk de enige gegevens die in een cel kunnen staan. "Maar, " zult u zeggen, "je kan toch ook een formule in een cel zetten?" En dat is waar. (zie hiervoor 2.5) U zult daar echter bij moeten beseffen, dat een formule altijd een uitkomst geeft die dan weer OF een tekst, OF een getal is! Ofwel, hieronder weergegeven, een cel bevat een getal of een tekst en de herkomst is of een formule, of het toetsenbord. (Als we heel precies zijn, dan kan een cel ook nog eigenlijk een derde soort gegevens bevatten, namelijk een foutmelding, maar dat laten we even buiten beschouwing)

2.2 Formules

Een spreadsheet programma wordt natuurlijk pas leuk als je berekeningen kunt uitvoeren.
Dit doe je door middel van formules.
Een formule begint altijd met een '=' teken. Als je in een cel begint te typen met een '=' teken zal excel de inhoud van de  cel zien als een formule. Zodra je op enter tikt zal het resultaat van de berekening in de cel worden weergegeven.

De waarde van de cel krijgt wordt vervolgens de uitkomst van de berekening:

2.3 "Tekst"

Tekst in excel wordt vaak gebruikt om een omschrijving te geven van de getallen en formules die op een werkblad staan. Bijvoorbeeld 'Totaal' of 'BTW' of 'Aardbeien' enzovoort. Meestal worden zulke teksten gewoon door de maker van het werkblad ingevuld op het moment dat het werkblad wordt gemaakt.

Belangrijk om te beseffen, maar ook wel logisch na het bovenstaande, is dat zulke omschrijvingen altijd in een aparte cel moeten worden geschreven. Het is immers niet mogelijk om het woord 'BTW' te vermenigvuldigen met 50 euro. Zie onderstaand voorbeeld.

Voorbeeld:
Bekijk onderstaande werkblad:

Klik op de afbeelding om de file te openen.

De cellen in rood bevatten naast het getal ook een stukje tekst. (de woorden 'euro' en 'BTW'. Excel behandelt daarom de cellen als tekst en niet als getal. Daarom geven de formules in E1 en E2 een foutmelding: je kan niet rekenen met tekst.

<< ... hier komt nog meer tussen ... >>

2.4 Opmaak: procenten, datums, geld, breuken

Wat we goed uit elkaar moeten houden is de waarde van de cel en de opmaak van de cel. Het verschil is:

De waarde van een cel is bijvoorbeeld anderhalf.
Dat kun je weergeven als 1,5 of als 1,50 of als 3/2 of als € 1,50 of als ... ... enzovoort. In onderstaand plaatje staat een voorbeeld met de waarde 30000,5.

Voorbeeld:

Klik op de afbeelding om de file te openen.

In dit figuur zie je 5 manieren om dertigduizend-en-een-half weer te geven of op te maken. Let erbij op dat de waarden van alle cellen hetzelfde is. A1, A2 en A5 hebben allemaal de waarde dertigduizend-en-een-half.

2.5 Datums

Om te begrijpen hoe Excel met datums om gaat, moeten we weten hoe excel een datum opslaat in een cel. Als we dat weten en in gedachten houden zullen we zien, dat de manier waarop je binnen excel met datums kan rekenen niet alleen makkelijk is, maar ook heel erg handig. Om het goed te begrijpen moeten we maar een eigenschap onthouden:

  1. Excel slaat een datum op als het aantal dagen dat is verstreken sinds 0 januari 1900 00:00.
    (Hierbij stelt die 00:00 het tijdstip 's nachts om 12:00 uur voor)

Dit houdt dus in, dat Excel de datum '1 januari 1900' opslaat als het getal 1. (Merk op, dat 0 januari natuurlijk eigenlijk niet bestaat, maar dat is niet erg voor de meeste berekeningen). Het getal 365 stelt dan 30 december 1900 voor, omdat Excel denkt dat 1900 een schrikkeljaar was. Op deze manier kun je doorgaan tot in de eeuwigheid.

Voorbeeld:
Tik in excel bijvoorbeeld de onderstaande getallen in:


Klik op de afbeelding om de file te openen.

Selecteer nu de hele kolom A, en verander de opmaak in een datum opmaak via het menu Opmaak > Cel eigenschappen.

Klik op de afbeelding om de file te openen.

Je ziet nu dat de getallen uit de kolom A worden weergegeven als Datums.

Belangrijk bij bovenstaand voorbeeld is wel, goed te beseffen dat de waarden van de cellen van kolom A niet veranderen! Dat is heel belangrijk om goed te begrijpen. Voor Excel is de waarde van cel A1 nog steeds 1. De waarde van A2 is nog steeds 5115, enzovoort. Je kan dit controleren door bijvoorbeeld in de kolom C formules te zetten waarbij je B van A aftrekt. Je moet dan overal nul krijgen.

En nu komen we bij de crux van het verhaal: Omdat Excel een datum gewoon ziet als een andere weergave van een getal, omdat er voor excel nog eigenlijk gewoon 5115 in A2 staat, daarom dus kun je zo goed rekenen met datums. Tel bij een datum 7 op, en je bent een week verder. Trek de ene datum van de andere af en je hebt de leeftijd in dagen.

Ook belangrijk om dus goed te beseffen is dat een datum dus behoort in de categorie 'getal' en niet in de categorie tekst. (Zie ook 2.1)


2.6 Oefeningen

Oefening 1

Maak een excel sheet en vul daar de volgende geboortedata in: Jaap, Ria, Marco, Sander en Danny (respectievelijk 30-1-1936, 11-9-1936, 2-10-1964, 4-5-1967 en 26-9-1972). Maak vervolgens een cel met de huidige datum (formule met 'vandaag').
Maak nu formules die de volgende dingen berekenen:

1) Leeftijd Jaap (in dagen) (Dat is dus vandaag min jaap datum)
2) Leeftijd Jaap in weken. (Dat is dus de vorige uitkomst delen door 7)
3) Leeftijd Danny (in dagen)
4) Gemiddelde leeftijd Danny Sander Marco Ria en Danny.
5) Gemiddelde leeftijd Danny Sander Marco Ria en Danny in jaren. (een jaar is bijna precies 365 en een kwart dagen)
6) De datum waarop Danny 2 keer zo oud is als nu.

Klik hier om een opzetje te downloaden waar de formules nog niet in staan.
Klik hier om de oplossing te downloaden.


Versie 0.5 - juni 2008 - Werk in uitvoering
© Danny L Kraakman